Kuuntele lähetystä
Bisneksen ääni
 
SPONSOROITU
29.11.17 13:29

Työajanseurannan automatisointi tehostaa yrityksen toimintaa

Työaikalaki velvoittaa yrityksiä seuraamaan työntekijöiden työaikaa, mutta miten tämä toteutetaan, on yrityksen päätettävissä. Pahimmillaan seurantaa pyritään toteuttamaan paperisten muistiinpanojen tai excelien avulla, joka johtaa lukuisiin välivaiheisiin, ennen kuin tiedot ovat oikeiden tahojen ja järjestelmien käytettävissä.

Miksi työajanseurannan automatisointi on tarpeen?

Työajanseurannalla tarkoitetaan työntekijän päivittäisen työajan seuraamista ja kirjaamista ylös. Tarve työajan seuraamiselle on lähtökohtaisesti lakisääteinen: työaikalaki velvoittaa yrityksiä dokumentoimaan työaikaa ja siitä maksettuja korvauksia. Lisäksi valtakunnalliset työehtosopimukset ja työpaikkojen paikallinen sopiminen voi tuoda yksilöllisiä vaatimuksia työajanseurannalle.

Työajanseuranta voi tuntua työläältä ja aikaa vievältä, ja sitä se onkin manuaalisesti toteutettuna. Erityisesti isoissa yrityksissä työajanseurantaan kuluu paljon arvokkaita resursseja, jotka voitaisiin käyttää tuottavaan työhön ja säästää näin vaivaa, aikaa ja rahaa. Ratkaisuna näihin yrityksen johdon kohtaamiin ongelmiin on kehitetty työajanseurantajärjestelmiä, joiden avulla työajanseurannan manuaaliset vaiheet voidaan automatisoida sekä integroida niillä kerätty tieto yrityksen muihin järjestelmiin ja saavuttaa näin merkittäviä hyötyjä.

Automatisoinnin hyödyt yritykselle:

  • Säästyy aikaa
  • Säästyy rahaa
  • Virheiden minimointi
  • Tehostaa toimintaa

Työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat työajanseurannan automatisoinnin, mikä säästää aikaa ja vaivaa niin työntekijältä itseltään kuin työnantajalta. Järjestelmän avulla tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, kuten esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmaan tai laskutusjärjestelmään. Automaattisesti kerätyt tiedot vastaavat myös työaikalain asettamiin velvoitteisiin tietojen keräämiselle tehokkaammin, kuin manuaalisesti toteutetut raportit.

Kun manuaalinen tiedonsiirto vähenee, myös virheiden mahdollisuus minimoituu. Automatisointi vähentääkin merkittävästi virheiden syntymistä ja niistä yritykselle aiheutuvia haittoja ja kustannuksia.

Miten automatisointi toimii käytännössä?

Liukuva työaika

Liukuvaa työaikaa voidaan käyttää aloilla, joilla työskentely ei ole tiettyyn kellonaikaan sidottua. Liukuvassa työajassa työntekijä saa valita työskentelynsä ajankohdan tiettyjen erikseen määritettyjen rajojen puitteissa. Esimerkiksi rajoitteeksi voidaan asettaa, että kaikkien tulee olla töissä klo 9-15 välisenä aikana, mutta liukumaa voi käyttää töihin saapuessa aamulla klo 7-9 ja töistä lähtiessä iltapäivällä 15-17. Työajanseurannan automatisointi mahdollistaa myös tällaisen perinteisestä käytännöstä poikkeavan työajan ajantasaisen seuraamisen, mikä helpottaa myös työntekijän omaa toimintaa.

Työajanseurantajärjestelmään liukumien hallintaan voidaan määritellä erilaisia ominaisuuksia, kuten liukumasaldon plus-tuntien tasausaikaväli, liukumasaldon ylimenevät + tunnit käsitellään. Yleisesti käytössä on ns. liukumaleikkuri joka leikkaa ylimenevät tunnit pois. Tasausaikaväli määritellään asiakaskohtaisesti. Näistä asioista on etukäteen sovittu henkilökunnan kanssa. Automatisoitu työajanseuranta huolehtii kertyneiden tuntien määrästä ja myös työntekijä voi tarkistaa sen kautta oman tuntikertymänsä sen hetkisen tilanteen.

Joustot

Joustot sopivat esimerkiksi sellaisille aloille, joilla kausivaihtelut ovat yleisiä. Joustojen avulla voidaan tasata esimerkiksi työn määrää kiireisten ja hiljaisten aikojen välillä. Tällöin järjestelmä tallentaa kiinteän työajan ylittävät työtunnit työaikapankkiin. Hiljaisempina aikoina työaikapankkiin kertyneet tunnit voidaan käyttää pois vapaina. Lisäksi niiden korvaus voidaan sopia tapahtuvan tunti-tunnilta tai jollain kertoimella, kuten 1,5 kertaisena.

Ylityöt

Kehittyneimmät työajanseurantajärjestelmät tarjoavat mahdollisuutta työajan joustojen ja ylitöiden yhdistelmien laskennan tapauskohtaiseen määrittämiseen ja seurantaan sekä ajantasaiseen hyödyntämiseen esimerkiksi palkanlaskennassa. Tällöin järjestelmään määritetään, minkä suuruinen työajan ylitys siirtyy työaikapankkiin ja minkä suuruisesta työajanylityksestä aletaan maksaa ylityökorvausta. Esimerkkitilanteessa viikon työkertymän ylittäessä 50 tuntia, saa työntekijä tämän ylittävästä työstä rahallisen korvauksen ja sen alittava, mutta normaalin työajan ylittävä osa siirtyy työaikapankkiin ja sen voi pitää pois vapaina. Kaikki tämä tieto on reaaliaikaisesti työntekijän, työnantajan ja taloushallinnon käytettävissä, eikä vaadi tietojen manuaalista kirjaamista tai siirtämistä järjestelmien välillä. Tällaisten monimutkaisten kirjausten ylläpitäminen manuaalisesti on käytännössä lähes mahdotonta.

Automaattileimaus ja automaattihyväksyntä

Automaattileimauksen avulla voidaan karsia rutiininomaiset vaiheet, kuten päivittäinen sisään- ja uloskirjaus, pois työajanseurannasta. Jos työaika on päivittäin vakio, voidaan työajanseurantajärjestelmään määrittää päivittäinen työaika, johon tehdään muutoskirjaus vain silloin, kun työaika poikkeaa tästä. Näin säästetään aikaa, niin työntekijän tekemien kirjausten kuin työnjohdolta vaadittujen toimien osalta. Työnjohto voi suorittaa työajan poikkeamien tarkistamisen ja hyväksymisen esimerkiksi keskitetysti viikon päätteeksi, eikä suunnitelman mukaisia päiviä tarvitse erikseen hyväksyä.

Automaattileimauksen perustana käytetään työsuunnitelmaa, johon on merkitty päivien ja eri työvaiheiden pituudet. Työsuunnitelma voi olla johdon tai työntekijän itsensä laatima, työnkuvasta ja yrityksen käytännöistä riippuen. Järjestelmä kirjaa automaattisesti työsuunnitelmassa ennalta määritetyt työajat ja kohdistaa ne tietylle määritetylle työnumerolle. Näin voidaan seurata paljonko aikaa on kulunut tietyn työn parissa ja verrata toteutunutta aikaa suunniteltuun. Tämä auttaa löytämään mahdollisia epäkohtia suunnitelman ja todellisuuden väliltä. Jos esimerkiksi tietyn työvaiheen kohdalla havaitaan toistuvasti viivästystä suunniteltuun aikaan nähden, voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tämä helpottaa paitsi ihmisten työn seuraamista, myös työvälineisiin, kuten tuotantokoneisiin liittyvien epäkohtien havaitsemista.

Kenelle automaattileimaus sopii?

Automaattileimaus sopii kaikille yrityksille. Yleensä sitä hyödynnetään yrityksissä, joissa on sovittu, ettei sisään- ja ulosleimauksia tarvitse tavallisesti tehdä. Tällaisissa tapauksissa vain poikkeukset, kuten esim. työmatkan aiheuttamat poikkeukset normaaliin rutiiniin leimataan. Usein työntekijöillä on automaattileimausta hyödyntäessään tietyt säännölliset työtehtävät, jotka kirjautuvat automaattisesti, mutta sitä voidaan hyödyntää myös silloin, kun työntekijä kirjaa itse työt ja työnvaihdot.

Työajanseurannan automatisointi tuo lukuisia hyötyjä koko organisaatiolle. Työajanseurannan lisäksi voidaan suorittaa myös töiden seurantaa, jossa pääpaino on suoritetun työn sisällössä, ei työajassa. Töiden seurannan avulla voidaan seurata sitä, mihin työaika kohdentuu ja kasvattaa näin yrityksen tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä.

Helpottaisiko automatisoitu työajankirjaus teidän yrityksenne prosesseja?
Lue lisää työajanseurannasta sivuiltamme

29.05.18 14:34

Suomalaisia kasvuyritystarinoita – Delete

Vuonna 2011 perustetun Deleten ensimmäiseksi työntekijäksi palkattu toimitusjohtaja Jussi Niemelä kuvaa Reijo Karhulahden haastattelussa, miten hän käynnisti ja kasvatti Deleten yhden hengen yrityksestä yli 1000 henkeä työllistäväksi konserniksi.

Jussi Niemelä kertoo, miten hän sai pääomasijoitusyhtiö Intera Partners Oy:n sijoitusammattilaiselta Janne Näräseltä viisikohtaisen työlistan, jota hän ryhtyi toteuttamaan. Listalla olivat mm. toimiston perustaminen, talousjohtajan palkkaaminen ja strategian luominen.

Kuuntele Deleten kasvutarina seitsemän vuoden ajalta.

15.05.18 18:21

DOC It . IT-ylläpitopalveluita, vaivattomasti ja ammattitaidolla

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

15.05.18 18:18

DOC Dokumentinhallinta. Prosessien kehittäminen ja nopeuttaminen

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

SPONSOROITU
15.05.18 18:13

DOC Arkistointi. Arkistojen digitalisointi avaimet käteen -periaatteella

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

3 days ago

Hyvää maanantaita! Toivottavasti lomasi oli onnistunut. Omani sujui hyvissä merkeissä, varsinkin, kun Norjan reissulla sain saaliiksi kuvassa olevan 8.7kg lohen. Onnistuneen loman jälkeen onkin ... See more

LIKE
LOVE
HAHA
WOW
SAD
ANGRY
1 week ago
Aikajanakuvat

Tärkeää asiaa Patenteista ja tekijänoikeuksista tänään innovaatiostudiossa klo 10.30. Mikä on NDA? Mitä yrityksen kannattaa pitää salaisuutena?Patenttiasiamies Linda Norrgård ... See more

LIKE
LOVE
HAHA
WOW
SAD
ANGRY
« 1 of 166 »
NÄYTÄ LISÄÄ ›››



NÄYTÄ KAIKKI ›››
16.08.18 16:17

Pysy ajan tasalla ja viihdy BusinessFM aamussa arkisin klo 6.00-9.55

Vieraana on johtajia, asiantuntijoita ja vaikuttajia busineksen,viihteen,koulutuksen ja urheilun parista.Inspiroidu ja kuuntele miten muut ovat onnistuneet ja voittaneet!

15.08.18 18:05

Uudelle uralle 12 viikossa osa 12. Java-kurssin kouluttaja Tommi Teräsvirta.

BusinessFM seuraa 12 viikkoa kestävää koodauskoulutusta, jonka jälkeen koulutettavat työllistyvät. BusinessFM:n iltapäiväjuontaja Juha Kakkurin haastateltavana on Java-kurssin opettaja Tommi Teräsvirta.

15.08.18 17:42

LENITA Airisto-Miten lataudun?

Lenita Airisto kertoo havaintoja Suomalaisesta kesästä ja Ranskalaisesta jalkapallosta!
BusinessFm aamu Roni Malinen klo 6-10 arkisin

13.08.18 13:27

INNOVAATIOSTUDIO -Mitä hyötyä PATENTISTA on?

Patenttiasiamies Linda Norrgård kertoo mitä hyötyä IPR asoihin tutustumista yrityksille on!

11.08.18 11:12

M-Files aikoo kasvaa maailman suurimmaksi älykkäässä tiedonhallinnassa

Upea tarina siitä, miten työskentely isän insinööri-/arkkitehtitoimistossa synnytti Antti Nivalalle oivalluksen ja avasi silmät unelmille saavuttaa jotakin todella suurta.

09.08.18 14:33

M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo: ”Vanha menetelmä, jossa kaikki tieto pyritään saamaan yhteen järjestelmään ei toimi enää”

Kuuntele M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkintalon haastattelu, jossa Miikka paljastaa menestyksen tarkoin varjellun reseptin. Haastattelijana BusinessFM:n Reijo Karhulahti.

NÄYTÄ KAIKKI ›››
 
13.08.18 13:31

Menestysreseptejä markkinointiin 13.8.2018 ”Voisiko tämän tyän hoitaa etänä”? Sanna Laakkio

Business FM:n Menestysreseptejä markkinointiin -radioblogissa bloggaajina vuorottelevat Mainostajien Liiton toimitusjohtaja Riikka-Maria Lemminki ja MARK, Suomen Markkinointiliiton toiminnanjohtaja Sanna Laakkio.

29.05.18 14:34

Suomalaisia kasvuyritystarinoita – Delete

Vuonna 2011 perustetun Deleten ensimmäiseksi työntekijäksi palkattu toimitusjohtaja Jussi Niemelä kuvaa Reijo Karhulahden haastattelussa, miten hän käynnisti ja kasvatti Deleten yhden hengen yrityksestä yli 1000 henkeä työllistäväksi konserniksi.

Jussi Niemelä kertoo, miten hän sai pääomasijoitusyhtiö Intera Partners Oy:n sijoitusammattilaiselta Janne Näräseltä viisikohtaisen työlistan, jota hän ryhtyi toteuttamaan. Listalla olivat mm. toimiston perustaminen, talousjohtajan palkkaaminen ja strategian luominen.

Kuuntele Deleten kasvutarina seitsemän vuoden ajalta.

15.05.18 18:21

DOC It . IT-ylläpitopalveluita, vaivattomasti ja ammattitaidolla

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

15.05.18 18:18

DOC Dokumentinhallinta. Prosessien kehittäminen ja nopeuttaminen

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

SPONSOROITU
15.05.18 18:13

DOC Arkistointi. Arkistojen digitalisointi avaimet käteen -periaatteella

MAINOS

”Tilaa vieviä paperiarkistoja digitalisoidaan jo vauhdilla. Kaikkien yritysten sekä julkishallinnon kannattaa tarttua asiaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin”, kertoo Jonne Makkula.

DOCilla on juuret Xeroxin kopioliiketoiminnassa, mutta se on jo kauan laajentanut digitalisaation tarjoamiin palveluihin. DOC tarjoaa yrityksille kattavia IT-ratkaisuja sekä arkistojen digitalisointia ja dokumentinhallintaa. Asiakkaina on suomalaisia pk-yrityksiä Kuusakoskesta Vallilaan ja Versowoodin.

Perspective

16.04.18 08:58

Suomen UNICEFin yritysvastuuasiantuntija Irene Leino: Onko yrityksillä vastuuta pakkopalautuksista ja aseiden myynnistä?

Voidaanko laillisesti aseita myyvää kauppaa pitää osavastuussa, jos sieltä ostetaan ase, jolla tapetaan ihmisiä?

JOHTAMINEN

22.12.17 14:15

Tero J. Kauppisen radioblogi johtajuudesta. Osa 16: Onko johtamisbrändisi kohdallaan?

Kuuntele ohjelma ja saat selkeän kahdeksan askeleen prosessin oman johtamisbrändin systemaattista kehittämistä varten.

Markkinointi

27.07.18 13:16

Menestysreseptejä markkinointiin ”Somestressi”. Riikka-Maria-Lemminki

Business FM:n Menestysreseptejä markkinointiin -radioblogissa bloggaajina vuorottelevat Mainostajien Liiton toimitusjohtaja Riikka-Maria Lemminki ja MARK, Suomen Markkinointiliiton toiminnanjohtaja Sanna Laakkio.

NÄYTÄ LISÄÄ ›››
NÄYTÄ KAIKKI ›››
 
26.04.18 12:51

WANTED: Head of Sales & Business Development, Europe, Sievo

Growth inspires you and you want to take action?

This is your opportunity to get to play in the big leagues in an international setting as our new sales and business development star. Sievo Procurement Analytics SaaS is already used in multiple distinguished global companies such as Deutsche Telekom, Carlsberg, Fiskars, Schindler and Kellogg’s. You will be contributing to our ongoing growth in Central Europe – in our biggest market.

16.04.18 14:08

Jännittääkö työhaastattelu? Tässä 10 vinkkiä hyvään ensivaikutelmaan

Ensimmäinen työhaastattelu unelmiesi työpaikkaan saattaa olla todella jännittävä tilanne. 10 vinkkiä, joiden avulla voit välttää mokat ja tehdä hyvän ensivaikutelman.

28.03.18 14:26

Work goes happy 2018: Kaikilla työntekijöilläsi on perhe

Kuuntele, miten sinunkin organisaatiosi pääsee alkuun kokonaisvaltaisesti työntekijän hyvinvointia tukevan työympäristön rakentamisessa

19.03.18 18:48

Pipsa Aro rakastaa sitä, että voi auttaa ihmisiä työllistymään

Roni Malisen aamussa puhutaan työnhausta ja vieraana on Pipsa Aro, joka on perustanut startup -yrityksen Pipsa Consultingin valmentaakseen nuoria kykyjä löytämään unelmaduuninsa.

15.03.18 10:22

WANTED! Myyntineuvottelija / Kiinteistönvälittäjä

Palvelet uusia ja olemassa olevia kuluttaja-asiakkaita, sekä etsit aktiivisesti uusia myytäviä kohteita. Myyntityön lisäksi toimit asiakkaidesi luotettuna yhteyshenkilönä

NÄYTÄ LISÄÄ ›››

KUMPPANIMME