Kuuntele lähetystä
Busineksen ääni 89,7 MHz
NÄYTÄ KAIKKI ›››
 
SPONSOROITU
29.11.17 13:29

Työajanseurannan automatisointi tehostaa yrityksen toimintaa

Työaikalaki velvoittaa yrityksiä seuraamaan työntekijöiden työaikaa, mutta miten tämä toteutetaan, on yrityksen päätettävissä. Pahimmillaan seurantaa pyritään toteuttamaan paperisten muistiinpanojen tai excelien avulla, joka johtaa lukuisiin välivaiheisiin, ennen kuin tiedot ovat oikeiden tahojen ja järjestelmien käytettävissä.

Miksi työajanseurannan automatisointi on tarpeen?

Työajanseurannalla tarkoitetaan työntekijän päivittäisen työajan seuraamista ja kirjaamista ylös. Tarve työajan seuraamiselle on lähtökohtaisesti lakisääteinen: työaikalaki velvoittaa yrityksiä dokumentoimaan työaikaa ja siitä maksettuja korvauksia. Lisäksi valtakunnalliset työehtosopimukset ja työpaikkojen paikallinen sopiminen voi tuoda yksilöllisiä vaatimuksia työajanseurannalle.

Työajanseuranta voi tuntua työläältä ja aikaa vievältä, ja sitä se onkin manuaalisesti toteutettuna. Erityisesti isoissa yrityksissä työajanseurantaan kuluu paljon arvokkaita resursseja, jotka voitaisiin käyttää tuottavaan työhön ja säästää näin vaivaa, aikaa ja rahaa. Ratkaisuna näihin yrityksen johdon kohtaamiin ongelmiin on kehitetty työajanseurantajärjestelmiä, joiden avulla työajanseurannan manuaaliset vaiheet voidaan automatisoida sekä integroida niillä kerätty tieto yrityksen muihin järjestelmiin ja saavuttaa näin merkittäviä hyötyjä.

Automatisoinnin hyödyt yritykselle:

  • Säästyy aikaa
  • Säästyy rahaa
  • Virheiden minimointi
  • Tehostaa toimintaa

Työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat työajanseurannan automatisoinnin, mikä säästää aikaa ja vaivaa niin työntekijältä itseltään kuin työnantajalta. Järjestelmän avulla tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, kuten esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmaan tai laskutusjärjestelmään. Automaattisesti kerätyt tiedot vastaavat myös työaikalain asettamiin velvoitteisiin tietojen keräämiselle tehokkaammin, kuin manuaalisesti toteutetut raportit.

Kun manuaalinen tiedonsiirto vähenee, myös virheiden mahdollisuus minimoituu. Automatisointi vähentääkin merkittävästi virheiden syntymistä ja niistä yritykselle aiheutuvia haittoja ja kustannuksia.

Miten automatisointi toimii käytännössä?

Liukuva työaika

Liukuvaa työaikaa voidaan käyttää aloilla, joilla työskentely ei ole tiettyyn kellonaikaan sidottua. Liukuvassa työajassa työntekijä saa valita työskentelynsä ajankohdan tiettyjen erikseen määritettyjen rajojen puitteissa. Esimerkiksi rajoitteeksi voidaan asettaa, että kaikkien tulee olla töissä klo 9-15 välisenä aikana, mutta liukumaa voi käyttää töihin saapuessa aamulla klo 7-9 ja töistä lähtiessä iltapäivällä 15-17. Työajanseurannan automatisointi mahdollistaa myös tällaisen perinteisestä käytännöstä poikkeavan työajan ajantasaisen seuraamisen, mikä helpottaa myös työntekijän omaa toimintaa.

Työajanseurantajärjestelmään liukumien hallintaan voidaan määritellä erilaisia ominaisuuksia, kuten liukumasaldon plus-tuntien tasausaikaväli, liukumasaldon ylimenevät + tunnit käsitellään. Yleisesti käytössä on ns. liukumaleikkuri joka leikkaa ylimenevät tunnit pois. Tasausaikaväli määritellään asiakaskohtaisesti. Näistä asioista on etukäteen sovittu henkilökunnan kanssa. Automatisoitu työajanseuranta huolehtii kertyneiden tuntien määrästä ja myös työntekijä voi tarkistaa sen kautta oman tuntikertymänsä sen hetkisen tilanteen.

Joustot

Joustot sopivat esimerkiksi sellaisille aloille, joilla kausivaihtelut ovat yleisiä. Joustojen avulla voidaan tasata esimerkiksi työn määrää kiireisten ja hiljaisten aikojen välillä. Tällöin järjestelmä tallentaa kiinteän työajan ylittävät työtunnit työaikapankkiin. Hiljaisempina aikoina työaikapankkiin kertyneet tunnit voidaan käyttää pois vapaina. Lisäksi niiden korvaus voidaan sopia tapahtuvan tunti-tunnilta tai jollain kertoimella, kuten 1,5 kertaisena.

Ylityöt

Kehittyneimmät työajanseurantajärjestelmät tarjoavat mahdollisuutta työajan joustojen ja ylitöiden yhdistelmien laskennan tapauskohtaiseen määrittämiseen ja seurantaan sekä ajantasaiseen hyödyntämiseen esimerkiksi palkanlaskennassa. Tällöin järjestelmään määritetään, minkä suuruinen työajan ylitys siirtyy työaikapankkiin ja minkä suuruisesta työajanylityksestä aletaan maksaa ylityökorvausta. Esimerkkitilanteessa viikon työkertymän ylittäessä 50 tuntia, saa työntekijä tämän ylittävästä työstä rahallisen korvauksen ja sen alittava, mutta normaalin työajan ylittävä osa siirtyy työaikapankkiin ja sen voi pitää pois vapaina. Kaikki tämä tieto on reaaliaikaisesti työntekijän, työnantajan ja taloushallinnon käytettävissä, eikä vaadi tietojen manuaalista kirjaamista tai siirtämistä järjestelmien välillä. Tällaisten monimutkaisten kirjausten ylläpitäminen manuaalisesti on käytännössä lähes mahdotonta.

Automaattileimaus ja automaattihyväksyntä

Automaattileimauksen avulla voidaan karsia rutiininomaiset vaiheet, kuten päivittäinen sisään- ja uloskirjaus, pois työajanseurannasta. Jos työaika on päivittäin vakio, voidaan työajanseurantajärjestelmään määrittää päivittäinen työaika, johon tehdään muutoskirjaus vain silloin, kun työaika poikkeaa tästä. Näin säästetään aikaa, niin työntekijän tekemien kirjausten kuin työnjohdolta vaadittujen toimien osalta. Työnjohto voi suorittaa työajan poikkeamien tarkistamisen ja hyväksymisen esimerkiksi keskitetysti viikon päätteeksi, eikä suunnitelman mukaisia päiviä tarvitse erikseen hyväksyä.

Automaattileimauksen perustana käytetään työsuunnitelmaa, johon on merkitty päivien ja eri työvaiheiden pituudet. Työsuunnitelma voi olla johdon tai työntekijän itsensä laatima, työnkuvasta ja yrityksen käytännöistä riippuen. Järjestelmä kirjaa automaattisesti työsuunnitelmassa ennalta määritetyt työajat ja kohdistaa ne tietylle määritetylle työnumerolle. Näin voidaan seurata paljonko aikaa on kulunut tietyn työn parissa ja verrata toteutunutta aikaa suunniteltuun. Tämä auttaa löytämään mahdollisia epäkohtia suunnitelman ja todellisuuden väliltä. Jos esimerkiksi tietyn työvaiheen kohdalla havaitaan toistuvasti viivästystä suunniteltuun aikaan nähden, voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tämä helpottaa paitsi ihmisten työn seuraamista, myös työvälineisiin, kuten tuotantokoneisiin liittyvien epäkohtien havaitsemista.

Kenelle automaattileimaus sopii?

Automaattileimaus sopii kaikille yrityksille. Yleensä sitä hyödynnetään yrityksissä, joissa on sovittu, ettei sisään- ja ulosleimauksia tarvitse tavallisesti tehdä. Tällaisissa tapauksissa vain poikkeukset, kuten esim. työmatkan aiheuttamat poikkeukset normaaliin rutiiniin leimataan. Usein työntekijöillä on automaattileimausta hyödyntäessään tietyt säännölliset työtehtävät, jotka kirjautuvat automaattisesti, mutta sitä voidaan hyödyntää myös silloin, kun työntekijä kirjaa itse työt ja työnvaihdot.

Työajanseurannan automatisointi tuo lukuisia hyötyjä koko organisaatiolle. Työajanseurannan lisäksi voidaan suorittaa myös töiden seurantaa, jossa pääpaino on suoritetun työn sisällössä, ei työajassa. Töiden seurannan avulla voidaan seurata sitä, mihin työaika kohdentuu ja kasvattaa näin yrityksen tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä.

Helpottaisiko automatisoitu työajankirjaus teidän yrityksenne prosesseja?
Lue lisää työajanseurannasta sivuiltamme

27.10.17 11:33

The No Asshole Rule – oikeat ihmisvalinnat lakipalveluyrityksen keskeisenä menestystekijänä

BusinessFM:n aamussa Roni Malisen haastateltavana ovat Marianne Saarikko-Janson ja Mårten Janson Fondia Oyj:stä. Rento, mutta tehokas lakimiespariskunta näkee, että hyvä henkilöstö on menestyvän yrityksen kivijalka.

18.10.17 15:32

Kantar TNS:n globaali Connected Life tutkimus: 66 % kuluttajista pitää brändien postauksia itselleen merkityksettöminä

Jos kuluttajan tarpeita ei ole ymmärretty tai teknologiaa on hyödynnetty heikosti, on kuluttajan luottamus brändiin vaarassa murentua.

12.10.17 10:01

Ennuste: Vuoteen 2035 mennessä noin 30 % kaikista autoista ovat täysin tai osittain itseohjautuvia

Digitaalisesta palvelusta yksi esimerkki on Volvon Concierge-palvelu, joka lähettää auton tankkaukseen automaattisesti tai joka tilaa verkkokaupasta paketin suoraan autoon GPS-tiedon ja ovien automaattisen avaamisen ansiosta.

08.10.17 13:42

Raportti Nordic Business Forumista: Olli Lehtonen – #LIFE IN HEL

Kiinalainen tv-tähti Ryan Zhu muuttaa kuukaudeksi asumaan Helsinki-Vantaan terminaaliin.

10 hours ago
BusinessFM ja Taksi Helsinki Oy yhteistyöhön

Päivän uutinen!
BusinessFM ja Taksi Helsinki Oy yhteistyöhön. Kuuntele Taksi Helsingin toimitusjohtaja Jari Kantosen haastattelu ... See more

BusinessFM 89,7MHz on tarkoitettu edistämään positiivista businesskulttuuria ja -henkeä Suomessa. Haluamme nostattaa Suomessa yhteishenkeä ja yhdessä onnistumisen tunnetta. Siksi sloganimme ... See more

LIKE
LOVE
HAHA
WOW
SAD
ANGRY
3 days ago

Sushi-Sanin lahjakortit on arvottu kuuntelijakilpailuumme osallistuneiden kesken. Voittajille on tiedotettu asiasta henkilökohtaisesti. Saimme kuuntelijoiltamne paljon hyviä sekä sisältöihin ... See more

LIKE
LOVE
HAHA
WOW
SAD
ANGRY
« 1 of 69 »
NÄYTÄ LISÄÄ ›››



NÄYTÄ KAIKKI ›››
18.12.17 06:35

BusinessFM ja Taksi Helsinki yhteistyöhön

Pilotoitavan taksimainosyhteistyön tavoitteena ovat entistä tavoittavammat ja laajemmat mediaratkaisut.

16.12.17 17:20

Tiedätkö mitä neurocoaching on?

BusinessFM otti asiasta selvää haastattelemalla Helsingin Neurocoachingin asiantuntijalääkäriä Marja Vihervaaraa sekä valmentajaa ja toimitusjohtajaa Tanja Turkkaa.

SPONSOROITU
15.12.17 08:32

Urheiluseurojen sisäpiirissä – 11.12.2017 / Naisjohtajat urheilussa

Vieraina ovat HC Ässät Pori Oy:n toimitusjohtaja Eeva Perttula ja mm. Suomen miesten lentopallomaajoukkueen joukkueenjohtajana toimiva Jaana Laurila.

14.12.17 12:46

Suomen teiden kunto jarruttaa vienti- ja talouskasvua. Asiantuntijana Kaisa Saario Keskuskauppakamarista

Tuore liikenneselvitys paljastaa tieverkolla liikkuvat raaka-aine- ja tavaravirrat sekä keskeisten toimialojen eniten käyttämät väylät. Tulokset antavat uusia mahdollisuuksia resurssien tehokkaampaan käyttöön ja tiestön palvelutason ja sujuvuuden parantamiseen.

13.12.17 17:42

Kolmas itsenäisyystaistelu – 13.12.2017 / Vastaväittäjävieraana tutkimusjohtaja ja dosentti Jari Kaivo-oja

Vastaväittäjävieraana tässä ohjelmajaksossa on tutkimusjohtaja ja dosentti Jari Kaivo-oja, joka tunnetaan mm. globalisaation, verkostotalouden, ubiikkiyhteiskunnan ja innovaatiodynamiikan asiantuntijana.

SPONSOROITU
11.12.17 18:10

Urheiluseurojen sisäpiirissä – 4.12.2017 / Suomi100 -erikoisjakson teemana hyväntekeväisyys

Ohjelman teemana on hyväntekeväisyys ja vieraina ovat lasten ja nuorten hyvinvointia tukevien Iceheartsin perustaja Ville Turkka ja WestPro4U:n Alexandra Procopé.

NÄYTÄ KAIKKI ›››
SPONSOROITU
 
29.11.17 13:29

Työajanseurannan automatisointi tehostaa yrityksen toimintaa

Työaikalaki velvoittaa yrityksiä seuraamaan työntekijöiden työaikaa, mutta miten tämä toteutetaan, on yrityksen päätettävissä.

31.10.17 17:24

Verkossa elää paavi, presidentit, journalistit, tutkijat ja terroristit – siis kaikki, paitsi keski-ikäinen suomalainen mies

Nykyajan elämä valuu yhä enemmän verkkoon. Kuinka digitalisaatiota tulisi hyödyntää ja miten päästä alkuun?

27.10.17 11:33

The No Asshole Rule – oikeat ihmisvalinnat lakipalveluyrityksen keskeisenä menestystekijänä

BusinessFM:n aamussa Roni Malisen haastateltavana ovat Marianne Saarikko-Janson ja Mårten Janson Fondia Oyj:stä. Rento, mutta tehokas lakimiespariskunta näkee, että hyvä henkilöstö on menestyvän yrityksen kivijalka.

18.10.17 15:32

Kantar TNS:n globaali Connected Life tutkimus: 66 % kuluttajista pitää brändien postauksia itselleen merkityksettöminä

Jos kuluttajan tarpeita ei ole ymmärretty tai teknologiaa on hyödynnetty heikosti, on kuluttajan luottamus brändiin vaarassa murentua.

12.10.17 10:01

Ennuste: Vuoteen 2035 mennessä noin 30 % kaikista autoista ovat täysin tai osittain itseohjautuvia

Digitaalisesta palvelusta yksi esimerkki on Volvon Concierge-palvelu, joka lähettää auton tankkaukseen automaattisesti tai joka tilaa verkkokaupasta paketin suoraan autoon GPS-tiedon ja ovien automaattisen avaamisen ansiosta.

PERSPECTIVE

06.11.17 12:24

Säästöpankkiryhmän pääekonomisti Timo Vesala: Miksi kaikkien kannattaisi kiinnostua säästämisestä ja sijoittamisesta

Suomalaisten omatoiminen säästäminen ja sijoittaminen ovat nyt ajankohtaisempia asioita kuin kenties vuosikymmeniin.

JOHTAJUUS

15.12.17 11:24

Tero J. Kauppisen radioblogi johtajuudesta. Osa 15: Tiimi on työkalu

Monet uskovat, että tiimityö on ratkaisu lähes kaikkeen, mutta tiimien käyttö tehokkaasti ja oikein vaatii johtajalta hyvää ymmärrystä ja pelisilmää.

NÄYTÄ LISÄÄ ›››
NÄYTÄ KAIKKI ›››
 Näyttelijä, imitaattori ja spiikkeri Jarkko Tamminen
01.12.17 13:35

SLUSH: Imitaattori Jarkko Tamminen hakee kasvuyritystapahtumasta potkua internetin hyödyntämiseen viihdepalvelujen markkinoinnissa

Juha Kakkurin jututettavana on näyttelijä, imitaattori ja spiikkeri Jarkko Tamminen. Kuinka niin monipuoliseksi esiintyjäksi oikein tullaan?

20.11.17 10:11

Madventures Riku Rantala: Tee Not To Do -lista

Kuinka Riku Rantala hallitsee omaa työaikaansa? Ja miten ylläpitää intohimoa omaan tekemiseen?

06.11.17 13:02

Broman Groupin omistajaperheelle Vuoden Perheyrittäjä -tunnustus

Vuoden Perheyrittäjä -tunnustuksella EY Entrepreneur of the Year 2017 -juhlagaalassa palkittiin Väinö H. Broman sekä Eero ja Harri Broman.

19.10.17 16:39

Roni Malisen aamustudiossa Lilja ja Niina Kainulainen, äiti ja tytär, jotka tuottavat elämyksiä

Vaikka Lilja aloitti kiertuemanagerin uransa vahingossa, hänen tuotantoyhtiönsä on menestynyt vuodesta toiseen. Kuinka hän tekee sen?

13.10.17 12:46

Tehokas tiimin johtaminen aiheena BusinessFM:n aamussa

Miten luot hyvän tiimin? Mitkä asiat korostuvat tiimin johtamisessa? Kuinka rekrytoida uusia tiimin jäseniä? Ja kuinka delegoida sekä antaa palautetta?

NÄYTÄ LISÄÄ ›››

KUMPPANIMME